Desde la aparición del ser humano sobre la Tierra, surgió la división natural del trabajo que asignaba tareas por sexo y edad. De esta manera, los hombres iban a cazar, mientras que las mujeres y los miembros más jóvenes se dedicaban a recolectar alimentos; posteriormente, con la aparición de la agricultura, esta división se hizo más compleja y surgieron agricultores, artesanos, gobernantes y, finalmente, la milicia.
A simple vista, estos organismos son distintos; sin embargo, tienen algo en común: presentan una estructura, cuya planeación y organización les permite establecer claramente las áreas, secciones o departamentos en las que están divididas, los puestos de trabajo, de acuerdo con niveles jerárquicos, las funciones que desempeña el personal a cargo y la manera en que debe comunicarse al interior de las áreas y fuera de las mismas.
En el ejercicio de diferentes profesiones, el buen desempeño de las personas es fundamental para el logro de los objetivos de la organización donde se trabaja; esto sólo sucede cuando la comunicación entre sus miembros es ordenada y clara, sobre todo, cuando las funciones y responsabilidades de cada uno se encuentran perfectamente definidas, lo cual permite mejorar la calidad del trabajo y prevenir que las tareas sean duplicadas. Los organigramas ayudan a comprender la estructura de una organización.
En la vida diaria, continuamente, nos encontramos con organismos públicos, como la Universidad Nacional Autónoma de México, la Secretaría de Turismo o el Instituto Mexicano del Seguro Social, y organismos privados, como tiendas departamentales, cafeterías y restaurantes de comida rápida; sin embargo, ¿sabes que éstas son organizaciones y tienen una estructura? ¿Puedes identificarla?
Uno de los componentes formales de la organización de las dependencias o empresas es la plantilla de personal. Las microempresas y los grandes consorcios organizan de diferentes maneras a las personas que pertenecen a éstas; es responsabilidad del área de planeación y, en particular, de capital humano, realizar la estructura orgánica u organigrama, que se integra en un documento y que contiene:
El organigrama es la representación gráfica de la estructura de una organización, en donde pueden observarse los puestos de trabajo en orden jerárquico; éste va de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, y se representa con figuras geométricas, generalmente, rectángulos o cuadrados, aunque también se ocupan círculos; éstos se unen a través de líneas continuas; las verticales indican una relación directa y formal de autoridad; las horizontales, especialización o relación entre iguales; el grosor de las líneas, jerarquía; se puede presentar monocromático o multicolor, lo cual es útil para reforzar la definición de áreas o departamentos.
Retomando el ejemplo de la UNAM, se observa un claro orden jerárquico en el organigrama; el máximo rango se ubica en el Consejo Universitario y la Junta de Gobierno; enseguida, se ubica el del rector; debajo, se localizan directores de facultades, escuelas, coordinaciones institutos y las secretarías general y académica, entre otras dependencias.
Organigrama UNAM
Cada una de las personas que laboran en un organismo desempeña un cargo previamente establecido por el área de planificación, que, de acuerdo con su enfoque, se determina con anticipación; se establece qué va a realizar el responsable, para qué lo hará, cómo lo realizará y cuáles son los medios con los que cuenta para hacerlo.
Por ejemplo, en el ejercicio profesional de la arquitectura de paisaje, al momento de comenzar a laborar con organizaciones públicas y privadas, se tiene la responsabilidad de cargos gerenciales y dirección, en los cuales se explica el objetivo del cargo; uno de éstos ha sido la dirección de proyectos para una empresa, que establecía representar legalmente a Ferragante, S. A. de C. V., ante las autoridades del estado de Tamaulipas, para la dirección y construcción de los proyectos arquitectónicos paisajistas del zoológico de Tamatán, en Ciudad Victoria; incluso, ante notario público, se cede poder especial al director general para ejercer pleitos, cobranzas y actos de administración.
Este logro fue posible a través de la creación de una estructura con personal operativo, técnico y administrativo de campo para diseñar, construir, supervisar y entregar los trabajos terminados; para ejercer el cargo, también se rentan casas para permanencia del personal de obra y oficina, así como maquinaria semipesada y camiones de volteo; también se adquieren equipos de cómputo; éstos y los materiales se obtienen mediante pagos en efectivo, con el dinero de la empresa, así como con créditos.
Zoológico de Tamatán. Recinto del lobo americano
Una organización trabaja apropiadamente cuando anticipa los escenarios de trabajo —prospectiva—, tomando en cuenta, en todo momento, el fin para el cual fue creada; así, se planea cada puesto de trabajo y sus funciones.
La función del puesto es una descripción detallada de cada una de las tareas que desarrollará la persona en el cargo para cumplir con el objetivo; describe los procesos que debe realizar, el tiempo destinado a cada uno, así como los recursos humanos, materiales y de equipo que requiere; también se estipulan los medios para comunicarse con las demás personas de la organización; cuando sucede de manera ordenada, el ambiente de trabajo tiende a la armonía.
En un puesto de trabajo existen dos tareas que deben realizarse de manera constante, independientemente del cargo o área en el que se ubica la persona: la planeación de actividades y el reporte de las mismas. La primera se realiza antes de comenzar el trabajo y ayuda a organizar y sistematizarlo; la segunda se hace cuando ya está concluido y consiste en describir brevemente lo realizado en un determinado periodo, por lo que constituye la base de comparación con la planeación, lo que permite hacer una evaluación del desempeño.
Proceso administrativo
Un ejemplo es la planeación de una obra antes de su comienzo y el reporte de avance conforme se desarrolla el trabajo.
Existen organizaciones del sector público o privado cuyas virtudes en su operación se reflejan en ambientes de trabajo sanos y armónicos, donde es claro que las personas que laboran en ellas comprenden cabalmente los objetivos y funciones del cargo que desempeñan, así como la interacción con sus compañeros de trabajo y personas con quienes tienen contacto en general.
Cuando se crea o se transforma un organismo y se planifican los puestos de trabajo, se plasma en el manual de procedimientos administrativos, en donde se describen los conocimientos, cualidades, habilidades y actitudes que debe poseer la persona que ocupará el cargo, ya que existen tareas generales o sencillas que cualquier persona podría ejecutar y otras que son especializadas, lo que requiere un conocimiento de cierta disciplina o experiencia e, incluso, ambos, para resolver las situaciones cotidianas y extraordinarias que se presenten.
Manual de procedimientos administrativos
Para determinar el perfil, se considera la formación académica, la experiencia laboral y el tiempo que ha ocupado en los diferentes cargos; por ejemplo, para la dirección de proyectos de una empresa que apenas inicia o que es pequeña, el puesto de trabajo podría ocuparlo un profesional en arquitectura, arquitectura de paisaje e ingeniería civil; sin embargo, en empresas más grandes o cuyo trabajo requiere mayor conocimiento y experiencia, el puesto sería ocupado por una persona con más años trabajando y participación en proyectos de diversa índole y magnitud.
La estructura orgánica y las funciones que debe realizar y promover una empresa o institución son parte indisoluble de los perfiles y actividades que desempeña el capital humano.
El organigrama es una unidad gráfica que demuestra no sólo los rangos, sino la interrelación de los empleados en los puestos de trabajo.
La estructura orgánica y componentes de una empresa forman las bases para el funcionamiento adecuado de la misma y las actividades que llevan a cabo las personas; por ello, es fundamental que se reconozca y tenga presente el objetivo, cargos, niveles, etc.
Fuentes de información
Documentos electrónicos
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Sitios electrónicos
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Bibliografía
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Cómo citar
Ruiz, F. O. (2018). Estructura orgánica y funciones. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAED/Facultad de Arquitectura-UNAM. Consultado el (fecha) de (vínculo)
